Back-Office Agences
Alexandra DONNET
ASSISTANTE D’AGENCE Grand-sud
Back-office
LES FONCTIONS
La mission
Elle assume des fonctions commerciales, administratives et comptable sous la responsabilité directe du dirigeant, « Chef d’orchestre » des procédures administratives, ou de son délégué local.
Elle est en relation permanente :
... en interne avec la direction, les collaborateurs,
... en externe avec les fournisseurs (Banques, Notaires, promoteurs et constructeurs ou courtiers, etc..).
Sa mission consiste plus précisément à :
Relations Internes
Elle est le lien entre les conseillers et nos clients...
En amont, elle prépare les dossiers physiques des conseillers : études patrimoniales, concepts financiers, classeurs de présentation de produits, documents contractuels…
Ensuite, après signature, elle vérifie les documents, effectue les vérifications d’usage et gère la relation client pour compléter les dossiers.
Elle gère les documents et les informations nécessaires aux bonnes exécutions (méthodologie).
Relations Externes
D’autre part, elle est le lien avec l’ensemble des fournisseurs de l’entreprise, elle est chargée précisément des relations dites « Extérieures » avec :
Banques pour dossiers de financement, compte,
Constructeur – promoteurs pour produits immobiliers,
Promoteurs produits mobiliers,
Assureurs,
Institutionnels : notaires
Sociétés spécialisées…
Etc.
A ce titre elle gére les dossiers en cours et les relations avec nos fournisseurs et prestataires.
Elle synthétise les informations du client, consulte les partenaires, sélectionne les produits suivant le cahier des charges indiqué exclusivement par la direction, puis pose les options sur ces produits.
Elle confirme les réservations et options et/ou adhésions, effectue les vérifications des documentations :
paraphes, signatures, prix, loyer…
Elle transfère les originaux aux fournisseurs.
Elle instruit et vérifie le montages des dossiers de prêt, d’assurance, de placements, et toute tâches administratives liées au dossier notamment en gérant la conformité de ceux-ci aux procédures en vigueur dans l’entreprise.
Elle renseigne les collaborateurs sur l’avancement des dossiers et gère les interventions des différents acteurs d’une opération.
Ces missions s’exécute dans le respect stricte des organisations en place, dans un groupe et un métier en pleine mutation organisationnelle et législative.
L’assistante est la garante de la bonne utilisation des moyens techniques :
GED (gestion électronique des documents),
Agrégation de compte,
CRM et gestion de la relation client,
Elle respecte et est la garante du respect des procédures en vigueur dans l’entreprise et de leur bonne exécution dans les délais impartis.
